De module Reserveringen geeft inzicht in de beschikbaarheid, planning, kosten, afspraken en verantwoording van te reserveren bedrijfsmiddelen en ruimtes. Dit kunnen alle in TOPdesk geregistreerde objecten en ruimtes zijn: vergaderruimtes, hardware zoals beamers en laptops, bedrijfswagens, faciliteiten en software.
Voordelen
De module Reserveringen biedt veel voordelen:
- Er kunnen voorzieningen worden gekoppeld aan een reservering (lunch, koffie, beamer, laptop etc.)
- Reserveringen kunnen in de SelfServiceDesk worden aangemaakt en gemonitord
- Er kunnen rapportages over de reserveringen worden gegenereerd (bezettingsgraad, verhuurde ruimtes per periode, verhuurde objecten per periode etc.)
- Op een overzichtelijke planner kunt u zien welke ruimtes en middelen beschikbaar zijn
Het proces
In TOPdesk vraagt een huurder een reservering van een bepaald object, een bepaalde faciliteit of ruimte aan. Deze kunnen natuurlijk ook automatisch worden ingepland, zoals het geval is bij een terugkerende vergadering waarbij bijvoorbeeld een beamer gebruikt wordt. Als het gaat om een te reserveren object, kan de verantwoordelijke hiervoor toestemming verlenen of de reservering afwijzen. Mocht het nodig zijn, dan kan een huurovereenkomst gemakkelijk worden samengesteld, zodat iedereen op de hoogte is van de voorwaarden.
In het geval van het reserveren van ruimtes of faciliteiten kan met een handige planner gemakkelijk inzicht worden verkregen in de beschikbaarheid van een ruimte en van de personen die ervan gebruik dienen te maken.
Deze module is beschikbaar voor de TOPdesk-pakketten:
Geïnteresseerden in Reserveringenbeheer bekeken ook:
Integratie met andere processen
Het reserveringenproces werkt samen met Middelenbeheer en Huisvestingsbeheer. U weet precies welke bedrijfsmiddelen en ruimtes door wie worden gebruikt en en welke kosten eraan zijn verbonden. Bovendien ziet u direct welke objecten in een bepaalde periode beschikbaar zijn. Na het maken van een reservering krijgt uw klant een bevestigingsmailtje. De medewerker die de aanvraag moet uitvoeren krijgt een werkorder.
Overzichten
In uw to-dolijst of planningsoverzicht blijft u op de hoogte van gereserveerde objecten en lopende contracten. U heeft een duidelijk overzicht van de zaken waar nog actie op moet worden ondernomen. U kunt werkorders per dag of per medewerker genereren.