Aan de basis van een goed huisvestingsbeheer staat een efficiënte registratie van uw huisvesting. Alleen dan kunt u processen als ruimtebeheer, vastgoedbeheer, middelenbeheer, reserveringen, sleutelbeheer of meerjarenplanningen goed uitvoeren. Met de module Huisvestingsbeheer registreert u al uw gebouwen en ruimtes met gedetailleerde specificaties.
Beheren van huisvesting
Het beheren van huisvesting en middelen behoort tot de kerntaken van facilitaire organisaties. Allerlei processen zijn van toepassing op de huisvesting en middelen: operationele taken, groot en klein onderhoud, reserveringen, schoonmaak, meerjarenplanning, reparaties, etc. Het beheren, registreren en inzichtelijk maken van informatie is daarom een belangrijke taak. De inrichting van de module Huisvestingsbeheer in TOPdesk is gebaseerd op de normen NEN 2748 en NEN 2580 en sluit precies aan bij de eisen en wensen van facilitaire organisaties.
Registreer relevante gegevens
TOPdesk maakt onderscheid tussen gebouwen en ruimtes. Op deze kaarten registreert u belangrijke gegevens die hulp bieden bij dagelijkse werkzaamheden, rapportages en KPI’s.
- Direct relevante gegevens bij de hand, zoals de capaciteit en opstelling van een ruimte of oppervlaktes en afwerking van een ruimte
- Maak eenvoudig planningen voor het onderhoud, het afsluiten van contracten met leveranciers of het doorvoeren van wijzigingen in de infrastructuur
- Voeg eenvoudig afbeeldingen en (CAD-)tekeningen aan de ruimtes toe
Workflow management
Bij het huisvestingsbeheer komen veel activiteiten en disciplines kijken. Aan de hand van werkorders worden de juiste personen op pad gestuurd voor het uitvoeren van taken.
Deze module is beschikbaar voor de TOPdesk-pakketten:
Geïnteresseerden in Huisvestingsbeheer bekeken ook:
- Middelenbeheer
- Reserveringenbeheer
- Meerjarenplanning
- Contractbeheer en SLM
- TOPdesk en Keur-IT
- Sleutelbeheer
Rapporteren en kengetallen
Met rapportages krijgt u eenvoudig inzicht in uw serviceprocessen. U definieert met de rapportages en KPI’s in TOPdesk zelf welke gegevens u wilt zien.
- Heb inzicht in de bezettingsgraad van ruimtes, of het aantal storingen per ruimte of werkplek
- Presenteer de in TOPdesk geregistreerde gegevens in heldere managementrapportages
- Neem strategische beslissingen op basis van uw rapportage
Integratie met andere processen
Huisvestingsbeheer werkt samen met alle overige beschikbare procesmodules in TOPdesk. Hierdoor is het plannen en bewaken van dagelijkse werkzaamheden eenvoudig.
- Direct inzicht in welke meldingen, contracten, reserveringen, personen of bedrijfsmiddelen betrokken zijn (geweest) bij een ruimte
- Zie in één oogopslag welke ruimtes reserveerbaar zijn en welke niet
- Voeg eenvoudig een afbeelding toe van een ruimte of opstelling, zo weten uw collega’s precies waar ze aan toe zijn
- Breng structuur aan in het beheren, plannen en begroten van het meerjarenonderhoud voor uw panden
