Bezoekersregistratie is een belangrijk onderdeel van elke organisatie. Wie is er aanwezig in het pand en wie wordt er nog verwacht? Met de module Bezoekersregistratie biedt TOPdesk de mogelijkheid dit op een simpele en overzichtelijke manier bij te houden.
Voordelen
- Bezoekersregistratie geeft in één oogopslag het aantal aanwezige bezoekers op een vestiging weer
- Bezoekersregistratie is geïntegreerd met andere bedrijfsondersteunende activiteiten; denk hierbij aan diensten als reserveringen van zalen of parkeerplaatsen en catering
- Vanuit de module Bezoekersregistratie kunnen rapportages worden gemaakt over aankomst- en vertrektijden en het aantal bezoekers per periode
- Medewerkers kunnen zelf bezoek aankondigen
Registreren van bezoekers
Met de module Bezoekersregistratie registreert u eenvoudig en snel de binnenkomst en het vertrek van bezoekers. Hierdoor kunt u de ontvangst reguleren, verdere dienstverlening aansturen en de beveiliging van pand en medewerkers garanderen.
Gebruiksgemak
TOPdesk heeft veel aandacht besteed aan het gebruiksgemak van de registratie. Zo krijgt u eenvoudige, zelf aanpasbare lijsten te zien, die direct te printen of exporteren zijn. Het registreren van bezoekers gaat snel, omdat TOPdesk gebruikmaakt van brongegevens die al bekend zijn, zoals de gastheer of gastvrouw. Meerdere bezoekers zijn in één keer aan- en af te melden en er is een zoekfunctie waarmee gegevens snel zijn terug te vinden.
SelfServiceDesk
Grote winst is er te halen wanneer medewerkers zelf aangeven welk bezoek zij verwachten. Dit kunnen zij doen via de SelfServiceDesk, het webbased toegangsportaal van TOPdesk. De verwachte bezoekers komen direct in de lijsten van de receptie te staan, zodat de ontvangst voorbereid kan worden.
Deze module is beschikbaar voor de TOPdesk-pakketten:
Geïnteresseerden in Bezoekersregistratie bekeken ook:
Veiligheid
Door nauwkeurige registratie van uw bezoekers weet u altijd wie er in het pand aanwezig is, wie nog verwacht wordt en wie reeds is vertrokken. Door het registreren van uw bezoekers kunt u in geval van calamiteiten snel een overzicht van de aanwezige personen in het pand uitdraaien. Dit vergemakkelijkt de werkzaamheden van hulpdiensten. Ook zijn er signaalfuncties in te stellen, die beveiligers waarschuwen wanneer het maximale aantal bezoekers is toegelaten.
Communicatie
Communicatie omtrent bezoekers komt de kwaliteit van de dienstverlening ten goede. TOPdesk biedt de mogelijkheid om zelf e-mails op te stellen. Zo kunt u bijvoorbeeld e-mails samenstellen met daarin relevante informatie als bezoektijden, parkeerplaatstoewijzing en routeplanning. Wanneer u deze stuurt aan de gastheer of gastvrouw en de bezoekers, zijn zij altijd volledig op de hoogte.